PROCESO DE TOMA DE DECISIONES NOTARÍA QUINTA DE MEDELLÍN
En la Notaría Quinta del Círculo de Medellín tenemos clara la importancia de diseñar un buen procedimiento para tomar decisiones acertadas y proactivas a nivel profesional en cada área que compuesta por los diferentes servicios que suministramos en nuestro quehacer diario, buscando establecer una línea clara que nos conduzca a la dirección más eficiente para encontrar una solución a un problema; implementar una mejor alternativa para una determinada situación o realizar de una forma más efectiva una acción, labor o función en pro del servicio notarial que nos conduzca a cumplir con nuestra misión de construir experiencias memorables en cada uno de nuestros usuarios y recurso humano.
Dentro de la estructura organizacional de la Notaría Quinta hemos designado coordinadores responsables de realizar diagnósticos sobre las diferentes situaciones, dificultades y obstáculos que se presentan en la rutina cotidiana de atender usuarios con múltiples necesidades y diferentes particularidades que no permiten tener definidas en todas las oportunidades los pasos a seguir o las respuestas inmediatas, sin proceder de manera responsable a analizar las posibles soluciones a un tema en particular.
Una vez identificado el problema se procede a informar al asesor de protocolo o auxiliar administrativo la directriz que se va a implementar en ese caso en particular para continuar con el proceso. Dicha respuesta se da como resultado de un consenso de un grupo primario, en caso de necesitarse el punto de vista del equipo asesor; en una situación contraria, la decisión es tomada por nuestro Asesor Jurídico quien siempre busca la legalidad, oportunidad, viabilidad y posible salida a la necesidad expuesta o del Notario Titular en caso extremo.
En cuento a temas de carácter más empresarial existe un comité conformado por los líderes de las diferentes áreas administrativas, contables y jurídicas quienes permanentemente se reúnen para trazar los lineamientos y metas que vamos a disponer cumplir de manera global por todo el recurso humano, ya que se tienen cubiertas todas las funciones que se desempeñan para llevar a cabo el ejercicio notarial con calidad, disciplina y efectividad. Gracias a que se conoce por parte de cada representante la realidad de la entidad en todos sus aspectos se puede proceder a evaluar los procedimientos y controlar cada una de las situaciones de crisis, los tiempos y maneras definidas para realizar las diferentes funciones puesto que al conocer el rendimiento de la Notaría y sus fallas puntuales, estamos preparados para diseñar líneas de acción que aceleren las acciones de mejora que nos establecimos como reto alcanzar.
Para los procesos de toma de decisiones hemos establecido una metodología concisa, definiendo en primera medida cuáles son los aspectos prioritarios ya que los servicios notariales son un cúmulo de pequeñas labores que involucran la actuación de diversas personas y cargos, buscando la solución inmediata a aquellos que forman cuellos de botella para que las funciones lleguen a su buen término, implementando las políticas y normativas definidas para las estrategias que se empleen y preestableciendo las personas responsables de cada tarea y los requerimientos que debe seguir cada uno para completarlas.
Luego de conocer la realidad de la situación, detectar el problema y establecer criterios pasamos a determinar el lapso de tiempo para llevar a cabo las acciones definidas y fijar las fechas para evaluar el desarrollo de las estrategias que se generaron, puesto que tenemos clara la premisa de que el seguimiento a las decisiones, acciones y resultados nos garantizará que los objetivos planteados sean alcanzados con altos estándares de calidad y oportunidad.
La alta dirección de la Notaría Quinta del Círculo de Medellín siempre nos ha inculcado que el proceso para tomar buenas y efectivas decisiones requiere prestarle la suficiente atención a los detalles y necesidades, profesionalismo, compromiso responsable y, sobre todo, planificación.
- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
La Notaría Quinta de Medellín está ubicada en la carrera 66 B # 34 – 62, sobre la Avenida Bolivariana, media cuadra antes de llegar al Centro Comercial Unicentro, Barrio Conquistadores, Municipio de Medellín, Antioquia, en pleno corazón del sector Laureles, con múltiples vías de acceso y diferentes medios de transporte públicos y privados que hacen de nuestra ubicación un lugar privilegiado.
El local que escogimos para prestar nuestro servicio notarial está dividido en tres plantas físicas, cada una de ellas tiene unos propósitos y servicios específicos, buscando brindar una experiencia integral, eficiente y memorable.
La entrada a la Edificación está concebida para posibilitar el ingreso a cualquier persona y mascota, existen las rampas necesarias para las sillas de ruedas, caminadores, bastones y todo tipo de ayuda necesaria para la movilidad y el sistema de alarma luminosa para guiar a las personas con poca o nula visión. También se dispone de la alarma de evacuación y los implementos de seguridad óptimos para evitar inconvenientes ante una emergencia, cumpliendo con todos los protocolos estipulados en nuestro Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
VERIFICACIÓN LOCAL
El local consta de tres pisos con una excelente distribución de áreas, corredores amplios, aires acondicionados y buena ventilación, demarcación y señalización adecuadas, salas de espera en cada uno de los pisos, baños públicos y privados, salas de negocios y recintos de capacitación.
Nuestras instalaciones están divididas en diferentes áreas de trabajo pensando en la comodidad, oportunidad y seguridad de nuestros empleados y usuarios, ubicando en el primer piso la recepción y registro de usuarios, la guía facilitadora de inclusión, los servicios de Autenticaciones, Archivo, Registro Civil, Declaraciones Extrajuicio, Atención Preferencial, carteleras de Edictos, avisos importantes y notas de inclusión, el punto de pago y la oficina del Notario. Además, se cuenta con una sala de espera, zona co-work, un baño público y otro para las personas con movilidad reducida, adecuado para cumplir con el Artículo14, Numeral 6 de la Ley 1618 de 2013.
En el piso segundo están distribuidos los cubículos de atención de nuestros Asesores de Protocolo, dotado cada uno con una mesa de trabajo para brindar comodidad a nuestros usuarios cuando realizan la lectura de sus actos, una sala de espera, el Área de Revisión Jurídica, donde 3 abogados especialistas prestan servicios de asesoría e inspección documental a los actos de escrituración y demás servicios que requieren de un control de legalidad, la oficina de Asesoría Jurídica, el punto de copiado y dos baños privados.
En el tercer y último piso encontramos el recinto Matrimonial, donde hacemos que esa decisión se convierta en un bonito recuerdo y una memorable experiencia para los contrayentes y sus invitados; dos salas de negocios, un aula de capacitación y sala de juntas, el Área Administrativa y Contable, zona de empastado, cafetería y baño privado de nuestros empleados.
2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
Para ingresar a laborar en la Notaría Quinta de Medellín tenemos estructurado el siguiente procedimiento, el cual incluye algunas acciones previas al momento de presentarse la vacante.
- Cuando llega al correo institucional o de forma física a la recepción de la Notaría un formato de hoja de vida, observamos el contenido de la misma, haciendo énfasis en las habilidades y competencias laborales de la persona, sin dejar de lado la experiencia que tiene en campos relacionados con el ejercicio notarial.
- Si es idónea por cumplir con los anteriores estándares, desde la Dirección Administrativa se procede a hacer una primera entrevista abierta o libre, para conocer a través de la espontaneidad y un diálogo fluido a la persona y evaluar su actitud, disposición, nivel de educación y motivación, dándole un primer barrido a lo estipulado en su currículum.
- En la hoja de vida se van plasmando los valores que se observan y el posible impacto positivo que podría generar de ser vinculada esa persona a algunos de los cargos que se desempeñan en la Notaría.
- La hoja de vida se archiva y en el momento que se presenta la vacante o necesidad de restructurar cargos y funciones se hace una búsqueda en “la carpeta de posibles vinculaciones” y se cita para realizar una entrevista individual y dirigida con el señor notario a las personas postuladas, herramienta que nos aporta los datos que necesitamos para discriminar entre los candidatos y valorar cuál es la persona que más se ajusta a las necesidades y responsabilidades del puesto a suplir. En este encuentro se busca obtener información sobre el desempeño en puestos anteriores en base a las habilidades demandadas por el mismo, conocer sus éxitos de gestión, analizar su proceso de toma de decisiones, la forma en que toma la palabra, la disposición para trabajar en equipo y bajo presión, el nivel de liderazgo, el respeto por los conductos regulares y los valores y principios que componen su “ser”, aspecto fundamental para ingresar al equipo de la Notaría.
- Después de conocer a todos los aspirantes y hacer la detección de los puntos diferenciales de cada candidato se hace un comité directivo y se escoge a la persona que expuso mayor potencial y valor agregado para el desempeño del puesto.
- El Área administrativa contacta a la persona seleccionada y empieza el proceso de vinculación a la entidad a través de un contrato a término indefinido.
- Se hace la inducción respectiva al cargo, la cual incluye la lectura y posterior aprobación del Reglamento Interno de Trabajo, luego se procede a la incorporación al cargo, entregando materiales y herramientas digitales, usuarios y contraseñas, de ser necesarias para el desempeño laboral.
- Se hace acompañamiento permanente y evaluaciones periódicas de desempeño para procurar el mejoramiento continuo y mayor eficacia y eficiencia en el rendimiento laboral del nuevo empleado, además se le acompaña con encuentros periódicos de capacitación y motivación enfocados en el crecimiento personal y profesional.
3. PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
Estamos convencidos de lo que implica la frase: “el que le tiene miedo a la inversión le tiene miedo al éxito”, por tal razón siempre actuamos vigilantes para estar a la vanguardia de las herramientas útiles y tecnológicas que van llegando para hacer del ejercicio notarial una experiencia memorable por su agilidad y oportunidad, debido a esto, contamos con varias tabletas móviles que nos permiten brindar servicios a domicilio debidamente regulados y reglamentados con la documentación exigida para llevar a cabo un eficiente servicio legal; centros de copiado con fotocopiadoras, pistolas, escaners y equipos de cómputo que en conjunto se convierten en una gran ayuda tecnológica para ejecutar múltiples funciones en el menor tiempo posible.
En los comités de grupos primarios que se realizan por áreas de trabajo se revisa que se cuente con los elementos necesarios para el logro de los objetivos planteados, se evalúan remplazos de equipos y herramientas y posibles actualizaciones y controles eficaces. Se llevan a cabo las capacitaciones necesarias y las campañas para generar hábitos de autodisciplina, trabajo limpio, ordenado, consciente y cuidadoso.
En todo momento evaluamos el desempeño de los equipos para remplazar o actualizar oportunamente los diferentes hadwares que se van desgastando por el uso continuo; realizar mantenimientos preventivos a los computadores, softwares, impresoras y máquinas de escribir; implementar backups y actualizaciones en sistema notarial, sistemas contables y bases de datos, entre otros.
4. PROCESO DE SELECCIÓN DE CAPACITACIONES En la Notaría Quinta de Medellín consideramos que formar empleados es un elemento fundamental para el desarrollo de nuestra misión y el crecimiento continuo como empresa. Brindarle la oportunidad al talento humano de adquirir nuevos conocimientos genera en ellos motivación, sentido de pertenencia y confianza para desempeñar las labores asignadas a su responsabilidad e impulsar habilidades cada vez más férreas para suplir las necesidades de nuestros usuarios.
Dentro de los encuentros que agendamos cada 8 días analizamos las carencias, debilidades y falencias en cuanto a conocimientos y progreso profesional de cada área y proponemos temas que sean inherentes a todos, buscando el asesor ideal para suplir las necesidades identificadas, el tiempo requerido y la fecha ideal para abordarlas. Para seleccionar cuál es el programa de capacitación más acorde para la Notaría realizamos el siguiente proceso:
1. Observamos e identificamos las necesidades dialogando con los líderes de las áreas.
2. En cuanto a temas de prestación de servicio fijamos los objetivos que deseamos alcanzar, entre ellos buscamos lograr mayor eficiencia; incrementar la productividad y la calidad en la revisión de los procesos para evitar errores y demoras en los tiempos; brindar las herramientas necesarias para tener empleados polifacéticos que solidariamente apoyen diferentes procesos; implementar el trato ágil y amable a los usuarios y manejar las emociones en momentos de crisis o de presión
3. En temas académicos establecemos las debilidades para tener claros los puntos a mejorar, buscando acortar la brecha entre los logros que esperamos alcanzar en nuestros colaboradores y los conocimientos o habilidades que tienen para hacerlo.
Para fijar nuestros objetivos identificamos primero a qué miembros de la Notaría buscamos impactar y luego medimos la capacidad que pretendemos alcanzar exactamente en ellos al terminar la capacitación. Acto seguido, establecemos la variable a medir al momento de evaluar la formación, tanto al final como durante la evolución del proceso; después, definimos los objetivos pedagógicos importantes para el área puntual de la Notaría o para el puesto de trabajo específico y, por último, establecemos el lapso de tiempo en el que deberemos cumplir todos los objetivos planteados.
También tenemos en cuenta al momento de seleccionar la capacitación el grado de formación de las personas que asistirán, la técnica de enseñanza más óptima para lograr que aprendan más rápidamente, las herramientas tecnológicas que dominan y el formato de pedagogía más cómodo para el tema a tratar y los objetivos a alcanzar, combinando métodos prácticos, videos interactivos, simuladores de realidad, charlas, presentaciones, clases y talleres, entre otros.